会議を進行する上での絶対条件

この前、とある日系団体があつまる会議に出席してきた。

今回の会議を通して学んだ事は、会議の運営の仕方次第で内容や結果が大きく違うんだなということを改めて痛感した。

今回の会議を一つの例に、今改めて思う会議を成功させるかを握るキー
一　メイントピックを設定するか否か
会議には、目的とゴールがある。むしろそれがなければなにを話していいかも分からないし、どこまで話せば答が出たかも分からない。
言えば、会議にとって一番大切なポイントであって、そこに一番の時間を使っても価値のあることであると思う。

でも今回の会議では、自分の目で見る限り目的やターゲットが明確に決まってないまま話が飛び交って、途中一体なにについて話あっているのかも分からなくなる部分があった。

成功の鍵として、会議の目的としてクリアで出来る限り具体的なメッセージやターゲットを冒頭で決め、それをメンバーが理解をする事。

二　ブレインストーミングの仕方
アイデアを出す時に必要な絶対条件は、criticismを受け入れる時間帯。
はじめのまだ形もないアイデアの段階でcriticizeしてしまえば、そのアイデアを殺す事は簡単。

ブレインストーミングの目的は、出来るだけ多くのアイデアを募る時間であって、まだ形になってないアイデアを無必要に否定する場面ではない。
それにも関わらず、今回の会議ではアイデアを出した横でコストの問題やら場所の問題やらと話がでて、アイデアを殺す場面が目立った。

人と話合い、会議を進行するにあたって、一人ひとりがそのようないわばルールを知っている事はとても大事であって、話し合いをする上での絶対条件でもある。
話し合いに時間をかけてしまえばそれだけ行動力が鈍り、それだけビジネスチャンスも逃す可能性がる。

キー
明確なブレインストーミングの時間を設定し、その時間内ではcriticismを一切禁止することを毎回アナウンスする事が出来る。
各メンバーがクリアにブレインストーミングの目的とルールを理解する事によってより多くのアイデアを募る事が出来る。

今回の会議を通じて、改めて会議をする上で明確なゴール設定、そしてブレインストーミングでのルールをメンバー全員が理解することの重要性を学んだ。