Mokuyokai Events Committee: The First Meeting

Volunteer Life

先週末は木曜会のEvents Committeeの今年初めてのミーティングがありました。

自分は、今年も去年に引き続き、木曜会のボランティアコーディネーターをやらせてもらうことになったので、木曜会主催の４月１２日にUBCのNitobe Gardenで行われるお花見を予定して、今回はそのイベントでのボランティア活動についてのミーティングを行った。


今回のミーティングには、ひときわ気合いが入っていました。
なぜなら・・・去年のボランティアミーティングで自分は大きな失敗をしたから。。
前回のミーティングと、その反省点についてはその時のエントリー「人を動かす」で


だから今回は、前回の反省を考慮して、自分なりの努力を加えたミーティングでした。
今夜はそんなところを少し振り返ってみたりしようかなと


まず、今回のミーティングを準備する際に大きく役立ったのが、さっきも触れた前回ミーティングの反省点。
失敗談を記録することで、前もって去年の失敗をおさらいできて、同じミスを防ぐ事が出来た。
去年の反省を読んで、こんなミーティングをするべきだったみたいな、去年の感想も思い出して、そのイメージが今年の成功を描きやすくさせてくれた。


こうやって、過去の自分を簡単に振り返ることが出来るのも、ブログの素晴らしい事だと思う。
だから、今回もいい成功例、そして次へのアドバイスとして、しっかり書きたい。

  • Preparation

準備として力を入れたのが、"visualize the meeting"
前もって、どんなミーティングにしたいか、どんな事を話したいか、どんな流れで進めていくか、必ず言っておく言葉はないか等を入念に考えて、練習もした。
気持ちとしてはスピーチに臨むときと同じような準備態勢でいった

そのおかげで自分でイメージしたようなミーティングになり、言い換えればイメージしたように自分でミーティングを進めることが出来た。


教訓としては、何事もやる前にイメージして、そのイメージを頭に埋め込み、本番中も忘れないようにする
そうすることによって、自分のイメージ通りへと導く事が出来る。

  • At the meeting

今回のミーティングで力を入れたところに、自分が主な主導権を握るよりも、参加者に主導権を握らせる、または握ったよう雰囲気を作る。
discussionの時は、参加者が意見をいう事によって会議が成り立つ事を理解させ、意見が弾むような空気つくりに力を入れた。
また、内容の濃いdiscussionにするためには、ボランティアが木曜会のお花見についてよく理解しなければいけない。
だから今回は写真をスライドショーにして流しvisualizeすることもした。

そしてBrainstormingに一番の時間をおいて、なるべく多くのアイデアを募ったこともよかったと思う。
もう一つは、一人ひとりに正確なresponsibilitiesを定めたこと。
一人ひとりに明確な責任を課すことでボランティアとしての重要性が増し、個人としてもこの団体に携わっているという連帯感と、重要視されているという充実感が生まれる。
そして、その責任を果たした時には達成感もある。そうすればボランティアをして後々具体的に達成したものがみえ、しっかりと木曜会ボランティアを記憶することが出来る。
そんな憶測から今回は、一人ひとりに自らが出したイベントのアイデアを、次回までの宿題としてそれらを実現するためには何が必要なのかをリサーチしてもらう事にした。


今回から、Google Groupを使って、ボランティアとコンタクトを取る事にした。
このサービスを使った大きな理由としては、ボランティア同士のコンタクトを可能にするため。
今までは、自分がボランティア全員のコンタクトを知っていても、ボランティアはお互いに交換していないので、連絡を取り合うことが出来なかった。
今回はお互いにGoogle Group上で連絡を取り合うことによってより活発なチームつくりをしたい。


そんな感じで木曜会 Events Committeeが始まりました。
４月１２日の木曜会お花見に向け、いいスタートが切れたと思うのでこの調子で頑張っていきたいです。